Artikkel 1 – Definisjoner.

1. Styre:                      Klubbens valgte styre på siste årsmøte.

2. Styremedlem:         Et medlem i klubbens styre.

3. Medlem:                 Et medlem, unntatt æresmedlem, av Tvedestrand Rotaryklubb.

4. RI:                          Rotary International.

5. TRF:                       The Rotary Foundation

6. TRK:                      Tvedestrand Rotary Klubb.                            .

7. År:                          Den tolv-måneders periode som begynner 1. juli.

Artikkel 2 – Område

Klubbens område er Tvedestrand kommune.

Personer utenfor området kan tas opp som medlemmer dersom styret finner det hensiktsmessig, og det ikke er i konflikt med andre klubbers interesse eller rotarys lover.

Artikkel 3 – Styret.

TRK’s styrende organ skal være styret, som består av seks av klubbens medlemmer valgt i henhold til artikkel 3; President, past president, visepresident,  sekretær, kasserer og  ett styremedlem,  Visepresidenten rykker opp som president neste Rotary-år.

Artikkel 4.1 – Valg av styre og andre tillitsvalgte.

1.  Klubbens valgkomité består av president, avgått president, og visepresident som         

     komiteens leder.   På siste møtedag i oktober ber presidenten om skriftlige forslag på

     medlemmer til det neste styret.                                                                                                                                               

2.  Deretter setter valgkomitéen opp forslag på nytt styre, som fremlegges på valgdagen. De

     foreslåtte skal være forspurt på forhånd.  En skal i alminnelighet ha vært medlem i to år før  

    vedkommende velges inn i styret.

3.  På siste møtedag i november avholdes ordinært årsmøte med valg. Valgkomitéen fremlegger sin innstilling. Dersom det ikke fremkommer andre forslag kan valget gjennomføres som alminnelig  flertallsvalg  ved stemmetegn. Sittende president og  visepresident berøres ikke av dette.  Samme dag velger klubben ny visepresident for neste rotaryår blant de valgte.. 

4.  Det nye styret skal snarest mulig etter valgmøtet møtes for å konstituere seg. Resultatet meddeles på det etterfølgende klubbmøte. Møtet sammenkalles av den nye presidenten.

5.  Hvis en plass i styret eller annet tillitsverv blir ledig, skal et nytt styremedlem eller en ny tillitsvalgt for resten av Rotaryåret utpekes av de gjenværende styremedlemmer.

     Det  benyttes nå kun visepresident hele tiden og ikke   ”past” og ”innkommende”,  slik at begrepsforvirring  unngås.

Artikkel 4.2 Funksjonstid for det valgte styret.

Funksjonstiden for det valgte styret og de øvrige tillitsvalgte er neste rotaryår, som begynner 1. juli.

Artikkel 5 – De tillitsvalgtes plikter.

1. Presidenten.

Presidenten leder møtene i styret og i klubben, og har sammen med styret lederansvaret for  klubbens virksomhet.

2. Visepresident.

Oppgavene for visepresidenten er å være styremedlem, og i presidentens fravær lede møtene i klubben.  Visepresident skal før tiltredelse utarbeide komiteoppsett med oppgavefordeling og 3-årsplan for klubbens virksomhet. Visepresidenten skal delta på PETS.

3. Sekretæren.

*  Sekretæren fører medlemsliste og oppdaterer denne på klubbens hjemmeside og i

    Medlemsnett,  samt fører  liste over fremmøte.

*  Formidler innkallelser  til styre- og medlemsmøter.

*  Fører møteprotokoll og andre formelle møtereferater, og har ansvaret for arkivering av         

    disse.

*  Skriver de pålagte  rapporter til Rotary International, herunder den halvårlige rapport       

    om medlemskap pr. 1. januar og 1. juli. 

*  Sender melding til Enhetsregisteret, Brønnøysund, om nytt styre etter hvert valg, med

    angivelse av det nye styrets funksjonstid  (Rotary-året) Det skal ikke meldes inn   vedtekts-

    endringer.

 * Deltar på distriktssamling.

3. Kassereren.

Det er kassererens plikt å ta vare på alle midler, gjøre regnskap for disse hvert år overfor klubben og til enhver tid etter anmodning fra styret, samt utføre slike andre plikter som hører inn under kassererfunksjonen. Når vedkommende slutter som kasserer, skal han/hun overlevere til sin etterfølger eller til presidenten, alle midler, regnskaper og annen klubbeiendom som måtte være i hans/hennes besittelse. Avgående og påtroppende kasserer utarbeider budsjettforslag etter fastsatt budsjettmal i samarbeid med den nye presidenten innen utgangen av juni. Budsjettforslaget forelegges klubben til vedtakelse snarest mulig.

Kassereren bør delta på distriktssamling.

4. Revisor

Revisors oppgave er å etterse at regnskapet føres i overensstemmelse med det oppsatte budsjett, samt foreta halvårskontroll og revisjon av årsregnskapet.  Revisor skal også føre kontroll med eventuelt prosjektregnskap. Revisor kan ikke være medlem av styret.

Artikkel 6 – Komitéledere

Styremedlemmene bør lede hver sin komité og fordele arbeidsoppgavene på de ulike utvalg og føre tilsyn med deres virke. Ved Club Assembly skal komiteleder fremlegge oppdatert oversikt over komiteens virke.

Artikkel 7 - Møter

    Årsmøte.

    Dette avholdes siste møtedag i november, slik klubbens møteplan viser. 

    Årsmøtet skal:

    Godkjenne saksliste,

    Velge to til å signere møteprotokollen,

    Godkjenne  revidert regnskap og revisors beretning for siste rotaryår. 

    Fastsette kontingent for neste rotaryår.

    Behandle eventuelle vedtektsendringer.

   Behandle eventuelle innkomne saker som er behandlet av styret.   

    Avholde valg i henhold til artikkel 4.1

    Årsmøtet er beslutningsdyktig når minst 1/3  av medlemmene er til stede. Det stemmes    

    normalt ved stemmetegn – med unntak av valg, som skal skje skriftlig.   

    Presidenten skal sørge for at:

    Medlemmene på annet møte i oktober blir informert om at saker som ønskes behandlet        

    på årsmøtet må være styre i hende senest første møtedag i november.

    Møteinnkalling med saksliste og saksdokumenter sendes medlemmene senest to uker før

     årsmøtet. Dette kan gjøres elektronisk.                                                                                                                                             

 1.De ordinære ukentlige møter i klubben skal holdes mandager kl. 1930. Det skal holdes      

    minimum to møter pr måned.  Det holdes ikke møter på helligdager, offentlige fridager,

    St.Hansaften,  de to siste ukene i desember, eller nyttårsaften. Møtedagene fremgår av

    klubbens møteplan og klubbens hjemeside. Styret i samarbeid med programansvarlige kan

    endre møteplanen for den enkelte gang. Varige endringer skal etter forutgående  kunn-

    gjøring til medlemmene godkjennes på et ordinært medlemsmøte. Møtet er beslutnings-     

    dyktig når  1/3 av medlemmene er til stede.        

  2 Alle medlemmer skal registreres som tilstedeværende eller fraværende ved det ordinære   

    klubbmøtet. Fremmøte skal bekreftes ved medlemmets tilstedeværelse i minst 60

    prosent av møtetiden, enten i denne eller i en annen Rotary-klubb, eller eventuelt ved

    minst 30 minutters deltakelse i  Rotary internettmøte. Slik deltakelse meddeles omgående   

    til sekretæren. Det er ikke krav om minimum fremmøte, men det forventes at medlemmene

    møter så ofte som mulig. Sekretær/president skal informeres hvis et medlem blir

    fraværende over noe tid .

    Ethvert møte i klubben hvor en tredel av medlemmene er til stede er beslutningsdyktig.

3. Styremøter skal innkalles av presidenten når dette ansees nødvendig, eller etter   anmodning fra to styremedlemmer eller en tredjedel av medlemmene. Styret er beslutningsdyktig når minst fire av styremedlemmene er til stede. Ved stemmelikhet har

     presidenten dobbelstemme.

4. Legges ordinært møte til annet sted enn det faste, skal sekretæren besørge oppslag  ved møtelokalet om møtestedet, og IT-ansvarlig skal legge det ut på klubbens hjemmeside.

5. Ekstraordinært årsmøte

    Det kan innkalles til ekstraordinært årsmøte når styret finner det nødvendig, eller når minst

        tre av styremedlemmene eller 1/3 av klubbens medlemmer krever det.

Artikkel 8 – Kontingent.

Kontingenten fastsettes årlig i forbindelse med behandling av budsjettet i klubbmøte. Kontingenten betales forskuddsvis enten helårlig eller halvårlig slik det passer best for det enkelte medlem. Denne dekker også klubbens bidrag til TRF, Handicamp, Rotary International, og Distrikt 2290,  og abonnementet på Rotary-bladet. Nye medlemmer som opptas i rotaryåret betaler en forholdsvis andel basert på gjenværende hele måneder av rotaryåret.

Artikkel 9 – Avstemningsregler.

Avstemninger i klubben skal foregå ved håndsopprekning eller akklamasjon, unntatt ved valg av styremedlemmer og visepresident, hvor det stemmes skriftlig. Styret kan også bestemme at en konkret beslutning skal avgjøres ved skriftlig stemmegivning.

Artikkel 10 – Fem Tjenesteområder.

De fem Tjenesteområder utgjør det filosofiske og praktiske rammeverk for TRK’s arbeid. Disse er Klubbtjeneste, Yrkestjeneste, Samfunnstjeneste, Internasjonal tjeneste, og Nye generasjoner tjeneste. TRK vil søke å være aktiv innen hvert av disse tjenesteområdene.

Artikkel 11– Komiteer.

Klubbkomiteenes oppgaver er å oppnå klubbens langsiktige mål innen de fem tjeneste-områder.  President,  visepresident og sist avgåtte president  bør samarbeider for å sikre klubbens drift. Det anbefales at komitemedlemmene sitter i tre år for å sikre kontinuitet. Innkommende president er ansvarlig for å oppnevne komitémedlemmer til ledige verv og holde planleggingsmøter før starten på sitt presidentår. Komitélederne bør ha tidligere erfaring som medlem av den aktuelle komité.

Komitéorganisering og oppnevning av medlemmer fastlegges årlig på initiativ av innkommende president, knyttet til arbeidsplanen for kommende Rotary-år.

Ytterligere komiteer kan oppnevnes etter behov, og  de ulike utvalg kan også endres ved behov.

a) Presidenten skal ex officio (i embeds medfør) være medlem av alle komiteer og som sådan

ha alle komitémedlemmets rettigheter.

b) Den enkelte komité skal behandle slike saker som er tillagt den ifølge vedtektene og

    klubbens komitéoppsett, og slike saker som den måtte få henvist av  presidenten eller                                                                                                                                                                      

    styret. Ingen komité kan iverksette  tiltak før styrets godkjenning foreligger.

c) Komitélederen skal være ansvarlig for  møter og virksomhet i sin komité, og herunder føre

    tilsyn med klubbens treårsplan og komiteen egen årsplan blir fulgt opp.

TRK har følgende faste komiteer:

11-1 Administrasjonskomité.

Komitéen ledes av presidenten.

Sekretær, programutvalg og de som tar hånd om gjester, sitter i  komitéen.

Denne komité skal utføre virksomhet knyttet til en effektiv drift av klubben.

Komitéen skal planlegge og organisere programmet for møtevirksomheten gjennom året og bekjentgjøre dette på hjemmesiden og direkte til medlemmene.

Komiteen er ansvarlig for klubbens arkiv. Revidert årsregnskap og utskrift av møteprotokoller

skal oppbevares slik at det er mulig å finne tilbake til vedtak gjort i styret eller på medlemsmøter.

11-2 Omdømme og PR-komité.   ( Tidl. Kommunikasjonskomite)

Komitéen ledes av klubbens sekretær.  IT-ansvarlig for klubbens hjemmeside og  pressekontakt har sin plass i denne komitéen sammen med redaktør av ”Kjellerposten”,  referatutvalget, og utvalg for rotary informasjon.  

Denne komitéen har ansvar for klubbens hjemmeside, samt utvikle og iverksette planer med henblikk på å informere offentligheten om Rotary.

Denne komiteen skal bl.a. bidra til at ungdom stimuleres til sammen med voksne å delta i samfunnsutviklende aktiviteter nasjonalt og internasjonalt til fremme for fred og kulturell forståelse.

11-3 Medlems- og Ungdomskomite

Denne komiteen ledes av vise presidenten og har sete for utvalget for medlems-utvikling, som bl.a. skal planlegge og iverksette tiltak med henblikk på å rekruttere og beholde medlemmer. Den skal også kartlegge årsaker til at medlemmer slutter i klubben. Komitéen skal også holde  klassifikasjonslisten  oppdatert. 

Den femte tjenestevei: Nye generasjoner – er lagt inn i denne komitéen.

Den har som oppgave å bidra til at ungdom stimuleres til sammen med voksne å delta i  samfunnsutviklende aktiviteter nasjonalt og internasjonalt til fremme for fred og  kulturell forståelse.   Derfor er også ”Ryla” lagt inn  her sammen med ” Ungdomsutveksling”, ”Roundtrip” og ”Summercamp”.                                                                                      

11-4  TRF og sevicekomité.

Ledes av kassereren.

Komitéen har flere utvalg:  ”Kjeller” med ansvar for drift, rengjøring og vedlikehold av Rotarykjeller’n,  ”Fester og kirkebesøk”,  ”Ut i det blå”, og  ”Sommertur” både for klubbens medlemmer med ledsagere, og for besøkende rotarianere m.fl.,  samt ”Rotary Foundation/Utenlandsprosjekter” og ”Prosjekter lokalt”.

Artikkel 12 – Komiteenes oppgaver.

Alle komiteenes oppgaver skal fastlegges og gjennomgås av presidenten i vedkommendes presidentår. Ved oppstart av hver enkelt komité skal presidenten vise til aktuelt RI materiale. Alle komitéene skal ta hensyn til de fem tjenestegrenene, jfr. klubbens styreoppsett, ved utformingen av så vel årets planer som klubbens treårsplan.

Hver enkelt komité skal ha et særskilt mandat, klart definerte mål og handlingsplan etablert ved begynnelsen av hvert år for gjennomføring i løpet av året. Det skal være innkommende presidents ansvar å vise det nødvendige lederskap for å utarbeide en anbefaling om klubbkomiteer, mandater, mål og planer til styret før begynnelsen av året, som nevnt ovenfor.

Artikkel 13 – Permisjon og fravær.

Ved skriftlig søknad til styret med anførsel av gode og gyldige grunner, jfr. distriktets håndbok, kan permisjon innvilges, slik at et medlem fritas for å være til stede ved møter i klubben for et nærmere bestemt tidsrom. Permisjon fritar ikke for kontingent.

Medlem som har fylt 65 år og har minst 20 års medlemskap kan skriftlig søke styret om  møtefrihet.  ( Dette avløser den tidligere ”85-års regelen” – jfr. lovrådets anførsel om mer fleksibilitet i klubbenes organisering og drift.)

Artikkel 14– Finanser.

1. Klubben skal ha en oversiktlig og velordnet økonomi uten lånegjeld. Klubbens regnskapsår

    går fra 1. juli til 30. juni.    President og kasserer i  fellesskap forplikter klubben.

    Ved begynnelsen av hvert regnskapsår  fremlegger kasserer og revisor et budsjettforslag til    

    godkjennelse på et medlemsmøte, hvor dette er bekjentgjort på forhånd,  med oppstilling

    over antatte utgifter og inntekter etter gjeldende budsjettmal.                          

2. Kassereren skal sette alle klubbens midler inn i en bank som styret velger. Klubben skal ha

    en driftskonto og en prosjektkonto.     

3. Alle regninger skal betales av kassereren eller annen bemyndiget etter anvisning av

    president eller sekretær. Enkeltutgifter over kr 10.000 attesteres av president og   inn-

    kommende president i fellesskap.

4. En gang i året skal alle økonomiske transaksjoner gjennomgås  av klubbens  revisor.

    Ved regnskapsperiodens slutt skal alle økonomiske transaksjoner gjennomgås av revisor.   

5. Innkreving av kontingent kan deles i to halvårsperioder – fra 1. juli til 31.desember og fra1. januar til 30. juni.

Artikkel 15 – Regler for opptak av medlemmer.

1.  Forslag på eventuelt nytt medlem fremsatt av et aktivt medlem av klubben,  skal oversendes medlemskomiteens leder. Et medlem som overføres fra en annen klubb eller et tidligere medlem av en annen klubb kan foreslåes som aktivt medlem av vedkommendes tidligere klubb. Forslaget behandles konfidensielt, med mindre annet er bestemt i henhold til disse regler. Klubbens medlemmer skal ha alminnelig godt omdømme i lokalsamfunnet, god karakter, og et godt forretningsmessig- og yrkesmessig omdømme.

2.  Medlemskomitéen skal forvisse seg om at det foreslåtte medlem oppfyller de krav til klassifikasjon og medlemskap som vedtektene krever.

3.  Komiteens leder skal deretter gjøre styret kjent med forslaget. Hvis styret godtar forslaget,

     skal dette bekjentgjøres på et medlemsmøte.    

4. Hvis ingen begrunnet innvending mot forslaget er fremkommer innen syv dager

    etter offentliggjørelsen, skal den  foreslåtte medlemskandidat tilbys prøvemedlemskap. 

    Innvending som nevnt ovenfor skal meddeles  medlemsutvalget med begrunnelse. Hvis

    medlemskandidaten er uønsket i klubben  skal styret deretter avgjøre saken på sitt neste

    møte.   . Forslagsstiller skal alltid underrettes om den endelige avgjørelse.                             

5. Hvis det foreslåtte medlem blir godkjent og aksepterer medlemskap skal presidenten

    introdusere  det nye  medlemmet  i klubben, innplassere det i en komité og oppnevne en   

    fadder. Fadderen skal gjøre medlemmet  kjent med hva Rotary står for, og skaffe  opp-

    lysningsmateriell for nye medlemmer og informere de rettigheter og plikter som

    medlemskapet i klubben medfører. 

    Det er fadderens ansvar å påse at medlemmet blir inkludert i klubben og dens aktiviteter, og

    forøvrig bidra til at det nye medlemmet får veiledning og informasjon om klubbens virke,

    slik at medlemmet kan trives i klubben

6.  Når et nytt medlem er valgt, skal presidenten sørge for at medlemmet blir introdusert i klubben, får utstedt medlemskort og får opplysningsmateriell for nye Rotary-medlemmer.   

7.  Klubben kan i henhold til vedtektene velge æresmedlemmer foreslått av styret.

8. Styret kan tildele Paul Harris Fellowship til en eller flere av klubbens medlemmer for

 langt medlemskap og for å ha spilt en særlig rolle for klubbens indre miljø,  eller for andre forhold av spesiell betydning for klubben, forutsatt at det er tilstrekkelig økonomisk

    grunnlag.  Tilsvarende kan et ikkemedlem tildeles PHF for særlig samfunnsnyttig virke

    innen lokalmiljøet.

Artikkel 16 – Beslutninger.

Ingen resolusjon og intet forslag som vil forplikte klubben i forbindelse med en hvilken som helst sak skal behandles i klubben før dette har vært behandlet av styret. Slike resolusjoner eller forslag, hvis de fremsettes på et klubbmøte, skal oversendes styret uten diskusjon.

 Artikkel 17 – Forretningsorden for møtene.

·       Møtet åpnes.

·       Introduksjon av besøkende

·       Merkedager

·       Møtt i andre klubber ?

·        Rotary informasjon m.m.

·       Allsang

·       3-minutter

·       Eventuelle komitérapporter 

·       Saker under behandling

·       Nye saker

·       Foredrag eller annen form for program

·       Orientering om senere møter

·       Møtet heves

Artikkel 18– Møtelokalet (Rotary-kjelleren).

 Kjellerutvalget har ansvaret for lokalet. Utvalgsleder kontakter styret om spørsmål som vedrører vedlikehold m.v. og som betinger utgifter utover budsjettrammen. Det vises ellers til retningslinjer som fastsettes av styret.

Lederen for TRF og Sevicekomitéen tar stilling til utleie av møtelokalet og eventuell leiepris. I tvilstilfelle konfereres det med presidenten.

Artikkel 19 – Oppmerksomhet.

Det gis blomster ved alle runde 10-år samt ved dødsfall/sykdom.  ”Rotary-kruset” gis til 60-årsdagen.

Artikkel 20 – Endringer.

Disse vedtekter kan endres med to tredels flertall på et hvilket som helst ordinært møte hvor et beslutningsdyktig antall medlemmer er til stede, forutsatt at underretning om slike foreslåtte endringer har vært formidlet til hvert enkelt medlem minst 10  dager før møtet. Ingen endring i eller tillegg til disse vedtekter kan gjøres, som ikke er i samsvar med klubblovene eller med lover og vedtekter for RI.